Существует достаточно организационно-технических средств, позволяющих сэкономить время сторон при подготовке проекта договора и быстрее достичь согласия по его условиям. Тем не менее, постоянно приходится сталкиваться с необоснованно осложненными процедурами и неиспользованием средств, которые могли бы содействовать эффективности переговоров.

В данной статье не рассматриваются вопросы стратегии и тактики переговоров, которые каждая сторона вырабатывает самостоятельно.

1. Определение круга переговорщиков и их полномочий

Для достижения договоренностей нужно, чтобы были известны полномочия лиц, участвующих в переговорах, и этих полномочий было достаточно для принятия решений (либо хотя бы предварительных решений). Очень неприятна ситуация, когда на итоговых переговорах появляется новое лицо, которое как раз уполномочено принимать решение, и которое не согласно с теми компромиссами, которые были уже достигнуты в ходе переговоров. В связи с этим до начала переговоров целесообразно обменяться списками участников с определением полномочий или хотя бы функций.

Также состав переговорщиков зависит от обсуждаемых тем: если вопросы проектирования, должны участвовать проектировщики, если вопросы СМР – строители и так далее.

В случае, когда на совещании планируется одновременно обсуждать технические, финансовые и юридические вопросы, целесообразно создать группы с предварительным обсуждением специализированных вопросов с последующим объединением для принятия финальных решений.

Иногда в ходе переговоров принимается решение возложить обязательства на лицо, в переговорах не участвующее. Довольно часто оказывается, что такое лицо не готово принимать на себя такие обязательства, или готово, но под определенными условиями. Возможно и целесообразно связываться с таким участником и интересоваться его мнением.

2. Определение повестки дня переговоров

Часто повестка дня озвучивается достаточно просто: «будем обсуждать договор». Без структурирования переговоров велик риск начать обсуждение не с тех условий, с которых следовало бы, и не только затратить больше ресурсов на их проведение, но и вообще не договориться.

Если по договору есть замечания, целесообразно их выслать заблаговременно до совещания второй стороне вместе с краткой аргументацией. Это не значит, что в процессе проведения переговоров не может меняться позиция и аргументация, но стартовую позицию целесообразно заявить заранее.

В случае, если имеются крупные разногласия в отношении отдельных положений договора, целесообразно сформировать перечень этих вопросов и начать обсуждение именно с них, поскольку различные варианты решений повлекут за собой изменения в разных частях договора.

Повестка дня позволяет определить состав переговорщиков с обеих сторон, что позволяет избежать ситуации неэффективного использования рабочего времени.

В любом случае повестка дня – это список задач для совещания, что стимулирует участников работать, к примеру, не до вечера, а до решения поставленных задач. При обсуждении повестки дня желательно обратить внимание участников на цели совещания, что позволит со старта направить переговоры в конструктивное русло.

3. Удаленные переговоры

С развитием связи постепенно отпадает необходимость всем переговорщикам собираться в одном месте и тратить время и деньги на дорогу. Использование видеоконференций позволяет установить визуальный контакт. При этом возможно выводить на экран, видимый всем удаленным участникам, текст договора и осуществлять его правку в процессе переговоров. Ранее организация такой работы требовала приличных затрат, но в настоящее время, например, Google Hangouts бесплатно предоставляет программный сервис для организации таких конференций.

4. Фиксация результата переговоров

Если не фиксировать письменно результаты переговоров, велика вероятность, что каждый из участников выйдет с совещания со своим пониманием договоренностей. Поэтому важно фиксировать результаты по итогам переговоров, даже если финальные решения не приняты.

Если переговоры ведутся по каким-то отдельным вопросам, возможно составить протокол совещания, который подписать сразу по его окончании. Для этого основные решения должны фиксироваться в ходе совещания с помощью компьютерной техники, чтобы максимально быстро их оформить, распечатать и подписать.

Если переговоры ведутся по отдельным пунктам договора, очень удобно, когда один из участников выводит на экран текст и в режиме mark up осуществляет его правку на глазах у всех участников переговоров. Это позволяет закрепить договоренности в конкретном тексте, и более к нему не возвращаться. При необходимости дополнительных консультаций в отношении отдельного положения договора может быть сделана соответствующая пометка.

5. Простые технические методики.

5.1. Работа в режиме правок (mark up).

Несмотря на то, что режим правок уже давно существует в текстовых редакторах (прежде всего, в популярном MS Word), до сих пор приходиться сталкиваться с выделением цветом, требованием представить протокол разногласий, а также внесением изменений в текст без какого-либо выделения (последний вариант просто некорректен с точки зрения ведения переговоров).

5.2. Наименование автора комментариев.

Иногда приходится сталкиваться с комментариями или корректировками, оставленными авторами с именами «Author», «Desktop», «SSS» и тому подобное, после чего приходится ломать голову, с чьей стороны эта корректировка. Достаточно в настройках текстового редактора указать имя (а еще лучше, и компанию), чтобы неопределенностей было поменьше.

5.3. Названия файлов и тем сообщений.

Часто файлы называются без достаточной идентификации и впоследствии нередко пересылаются по электронной почте без комментариев и названия темы. В результате сотрудник получает письмо типа «RE:FW:RE:RE» с вложенным текстовым файлом с названием «Договор» и сканами в jpg формате с буквенно-цифровой абракадаброй в названии, присвоенной сканером при сканировании. В таких сообщениях немудрено запутаться, мало того, тот, кто отослал это сообщение, уже через неделю сам не сможет его найти. Очевидно, что названия должны позволять идентифицировать содержание файла. Также поскольку в файл с договором будут вноситься корректировки участниками переговоров, для того чтобы отличать старую версию от новой, достаточно в файле указывать дату в наименовании. Корректное название темы сообщения позволяет сразу донести до адресата содержание письма, впоследствии вести переписку именно по определенной теме, и в случае необходимости, быстро найти отосланное письмо.

5.4. Использование облачных хранилищ для совместной работы.

Когда над договором и приложениями к нему работают несколько человек, очевидно, что все должны иметь доступ к актуальным версиям документов. Пересылка по электронной почте далеко не всегда справляется с этой задачей, поскольку могут забыть кого-то поставить в копию, отослать не тот файл, одновременно в один файл могут вносить изменения несколько человек, могут возникать и другие ошибки. Для совместной работы вполне можно использовать облачные хранилища типа Dropbox, Copy и другие.

6. Не расходимся, пока не договоримся

Этот метод достаточно хорош на этапе финальных переговоров, что позволяет сохранить много времени и достичь согласия. Переговорщики не расходятся, пока не согласуют договор целиком, и не подпишут (либо завизируют) его. Несмотря на то, что в спешке иногда упускаются некоторые детали, достигнутое согласие того стоит.

© Рыбаков Валентин Анатольевич, адвокат

www.valentin.su