С точки зрения работодателя от любого сотрудника должна быть получена максимальная отдача. В данной статье будут рассмотрены организационно-технические механизмы, позволяющие юристу в единицу времени выполнять больший объем работ без повышения нагрузки, в первую очередь, за счет сокращения неоправданных временных потерь.

Указанные ниже инструменты были опробованы в юридических службах и службах управления имуществом до 30 человек и показали свою эффективность.

Для целей организации работы крупных компаний существуют специальные программные комплексы, которые после долгой настройки могут дать положительный эффект. В то же время нередко такие комплексы являются настолько громоздкими, что само их использование превращается в отдельную задачу, поглощающую время и силы. В настоящей статье будут рассмотрены некоторые механизмы, базирующиеся на простых решениях, позволяющих сравнительно дешево и эффективно повысить производительность труда юристов.

1. Самоидентификация — юрист из службы внутреннего консалтинга

Юристы — сотрудники юридических служб организаций самостоятельно не производят продукт. Их функции связаны с поддержкой производственно-коммерческой деятельности. Главная задача юриста — в максимально короткий срок эффективно помочь другим подразделениям. Если такая миссия принята юридической службой, то, например, слова «так нельзя делать» исчезнут из оборота. Юрист будет говорить о рисках, которые влечет то или иное действие, и предлагать решения по их минимизации, а сроки рассмотрения обращений будут максимально короткими.

2. Постановка и отслеживание задач

Оптимальный вариант постановки задач юристу — путем направления электронного письма. Это позволяет зафиксировать момент обращения и формирует запись задачи в компьютере юриста. Руководитель юридической службы может получать задачи из любых источников, но затем потребуется довести эти задачи до подчиненных в форме понятной юридической задачи. При этом руководитель должен удостовериться, что подчиненный правильно понял поставленную задачу. MS Outlook позволяет из письма быстро сформировать задачу, которая будет находиться в списке задач до момента ее удаления в связи с выполнением или отменой. Перечень задач стимулирует юриста правильно организовать свое рабочее время и предоставляет возможность последующей оценки результата работ конкретного юриста за выбранный период.

При наличии в компании сервера MS Exchange или аналога для постановки и отслеживания задач может быть обеспечен доступ руководителя юридической службы:

— к задачам подчиненных (позволяет отслеживать нагрузку и перераспределять задачи при необходимости, сравнивать производительность юристов для их последующей мотивации);

— к корпоративной почте подчиненных (дает возможность просматривать почту и отвечать от имени соответствующего юриста, если его нет на месте, а требуется срочное действие);

— к календарям подчиненных (позволяет оценивать объем судебных дел, интересоваться подготовкой к ним и т.д.)

3. Хранение электронных документов

Несмотря на очевидную неэффективность, до сих пор приходится сталкиваться с ситуациями, когда юристы хранят рабочие документы либо в папке общего доступа (на сервере), но в личных папках, либо вообще на своем компьютере. Такое хранение порождает потерю времени, связанную с дублированием работы, невозможностью найти документ при отсутствии сотрудника, а нередко и сам сотрудник забывает, куда он сохранил документ.

Всего этого можно избежать установлением общей структуры хранения документов на сервере, без привязки к авторам. При этом юристы должны сохранять файл прямо на сервере, минуя сохранение на собственном компьютере. Структура папок должна быть логичной, позволяющей любому юристу быстро сориентироваться и найти нужный документ.

Нередко внедрение нового способа хранения документов вызывает сопротивление: «я привык к своей структуре папок», «мне будет неудобно» и т.д. Часто за такой позицией скрывается боязнь юриста прозрачности работы, позволяющей легко оценить его деятельность, а также страх раскрыть всю информацию и потерять ценность для компании. В основном это, конечно, мифы, но усиление прозрачности, действительно, добавляет контроля в отношении деятельности юриста.

В ряде случаев целесообразно применять специальные требования к формату файлов. Например, все сканы должны быть в многостраничном PDF. Нередко документы сохраняют в формате JPEG, при этом в одном файле одна страница. Очевидно, что открыть многостраничный файл PDF и работать с ним значительно быстрее, чем с несколькими файлами JPEG.

Кроме того, для удобства работы все файлы должны быть поименованы таким образом, чтобы из названия можно было понять:

1. Какого типа документ (договор, письмо, претензия, требование и т.д.)
2. Кому адресован (кто контрагент)
3. Суть документа
4. Последняя версия (если создается более двух версий — указывается дата либо дата и время)
5. Другая полезная для идентификации информация

Примеры названий:

«письмо_Ромашка_ответ на отказ заключать ДС10_20.08.15»

«претензия качество металла договор № 1706_Поставщик 17.06.15»

Документы, направляемые в суд, должны быть отсканированы для последующей работы. Сканирование должно осуществляться помощником либо техническим персоналом.

4. Электронная переписка

Часто файлы пересылаются по электронной почте без комментариев и названия темы. В результате сотрудник получает письмо типа «RE:FW:RE:RE скан». В таких сообщениях немудрено запутаться, мало того, тот, кто отослал это сообщение, уже через неделю сам не сможет его найти. Очевидно, что тема сообщения должна позволять понять содержание, а короткое сопроводительное письмо позволяет поставить задачу вместо того, чтобы направить письмо, а потом звонить со словами: «Я тебе направил документ, послушай теперь, что с ним делать...», тратя свое и чужое время.

Все полученные сообщения электронной почты, поступившие в течение дня, должны быть просмотрены юристом в тот же день.

В руководстве MS Outlook в числе прочих рекомендаций содержится следующая: «Если на письмо можно ответить в течение 2 минут, отвечайте на него сразу, как увидели». Это очень полезная рекомендация, позволяющая экономить массу времени за счет отсутствия лишних переключений с одного дела на другое и не накапливать неотвеченные сообщения, тем более забывать на них отвечать.

5. Шаблоны

Общая база шаблонов юридической службы существенно увеличивает скорость работы юриста. Со знакомым текстом всегда проще работать, не говоря о том, что выверенные шаблоны минимизируют риски организации. При отсутствии шаблонов юристы берут свои же документы, выполненные ранее для других целей, в связи с чем приходится считывать их целиком, чтобы не допустить попадания лишних положений.

6. Учет судебных и иных значимых дел

В любой юридической службе имеются в работе судебные дела. Юрист должен отразить заседания в своем календаре MS Outlook, чтобы своевременно к ним готовиться, а тем более, не пропускать заседания. Кроме того, на сервере должен быть единый файл (желательно в формате Excel) со сведениями о судах, который заполняют юристы, ведущие дела, с внешней ссылкой на картотеку дел на сайтах судов. Такой же файл целесообразно иметь и по исполнительному производству. Наличие этих файлов позволяет иметь информацию о текущих делах в постоянно обновляемом режиме и не вести отдельных локальных записей.

7. Техническое оснащение

Очевидно, что юрист не в состоянии работать без компьютера с установленной юридической БД и офисными приложениями. В то же время нередко недооценивается потребность второго монитора. Работа юриста в большинстве случаев связана с составлением документов на основе других документов. Поэтому юристу нужно писать, одновременно имея перед глазами другой документ. Нередко юристы распечатывают исходные документы, хотя это затраты ресурсов и времени. Наличие второго монитора позволяет решить эту проблему, поскольку юрист имеет перед глазами как открытый исходный документ, так и свой документ, над которым он работает. Эффективность второго монитора была проверена при осуществлении процедуры Due Diligence сети из более 500 магазинов: в обычном режиме юристы обрабатывали 5-6 магазинов в день, после установки второго монитора — 17-20.

© Рыбаков Валентин Анатольевич, адвокат

www.valentin.su